Bij veel bedrijven is het ontvangen van externen een manueel en tijdsintensief proces. Vrachtwagenchauffeurs, pakjesbezorgers en bezoekers worden persoonlijk ontvangen en/of doorverwezen. De hiermee gepaard gaande fouten en vertragingen leiden tot een overbodige kostenstijging. In het project ‘Selfservice in Logistics’ testte VIL de automatisering van het receptieproces en ontwikkelde een gedetailleerde ROI-tool die aantoont dat automatisering van deze verouderde processen wel degelijk financieel aantrekkelijk is.
Op basis van een analyse van het receptieproces bij de negen deelnemende bedrijven detecteerde VIL 25 inefficiënties. De belangrijkste oorzaken zijn taalbarrières, foute of onvolledige informatie, onvoldoende integratie van WMS-toepassingen en wachttijden.
VIL onderzocht, samen met partners UA en AP Hogeschool, op welke manier betaalbare technologieën een oplossing kunnen bieden voor het verbeteren van het receptieproces waardoor medewerkers tijd winnen en zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.
Selfservice-principe
VIL voerde een doorgedreven marktanalyse uit waarbij verschillende technologieën en hun aanbieders gematcht werden met de inefficiënties uit de uitgevoerde analyse. Daaruit bleek de grootste potentiële winst te zitten in de combinatie van een tijdslot boekingssysteem en een yard managementsysteem. Dankzij interactieve kiosken kunnen chauffeurs 24/7 in hun eigen taal geholpen worden, met minder wachtrijen tot gevolg. In combinatie met een tijdsreserveringssysteem kunnen bedrijven de wachtrijen tot een minimum beperken.
Bedrijven getuigen
“Het Selfservice in Logistics- project brengt ons nieuwe manieren om te digitaliseren en daarmee de doorstroming van chauffeurs én zichtbaarheid van assets op onze site te verhogen. De kans die wij gekregen hebben om samen met VIL en Peripass een PoC uit te werken geeft belangrijke inzichten voor de toekomst, zowel voor ons als voor de andere deelnemende bedrijven”, aldus Mathieu Dhaenens, Logistics Engineer, UNILIN.
Ook Denis Vandenhoudt, Group Manager Logistics Administration and Inbound Control and SPC2 bij Scania Parts Logistics is gewonnen voor de kiosken en getuigt: “Dankzij dit VIL-project weten we dat dit de manier is om voor alle betrokken partijen een efficiëntere manier van werken te verkrijgen. Door de eerste stap in het proces te digitaliseren komen er veel mogelijkheden vrij om processen te versnellen en te automatiseren.”
ROI minder dan een semester
De businesscases bij UNILIN en Scania Parts Logistics leidden tot spectaculaire resultaten. De kiosken voor automatische ontvangst, waar chauffeurs zelf een deel van de receptietaken uitvoeren, resulteerden in een tijdsbesparing die overeenkomt met 1 à 2 voltijdse medewerkers. Ook de chauffeur verliest minder tijd doordat de kiosken taalbarrières, wachttijden en drukte wegnemen.
Om te berekenen na hoeveel tijd de investering in zo’n interactieve kiosk wordt terugverdiend, werden naast de baten de kosten (projectkosten, hardwarekosten en maandelijkse licentiekosten) in kaart gebracht. Ook dit rekensommetje stemt positief: volgens een conservatieve schatting kunnen bedrijven op jaarbasis de werkuren van één voltijdse medewerker ergens anders inzetten. Dit betekent dat de investering al na 5,6 maand wordt terugverdiend.
Met andere woorden: de logistieke sector heeft geen excuses meer om de selfservice niet in te voeren. Veel bedrijfsafdelingen zullen van deze automatisering gelukkiger worden: het onthaal, het magazijn, het financieel-, het hr-departement én niet in het minst de vrachtwagenchauffeurs zelf.
Projectdeelnemers
Ciblex Belgium, Decathlon, Generix Group, iOnLogistics, Nike, Renewi, Scania Parts Logistics, sprint.transport en UNILIN.
Projectpartners: Universiteit Antwerpen, AP Hogeschool Antwerpen.
Dit project werd mee gesteund door VLAIO, het Agentschap Innoveren en Ondernemen van de
Vlaamse Overheid.