Markten en consumentengedrag veranderen in hoog tempo en de concurrentie om de gunst van de klant is moordend. Dankzij transparantie die internet en social media bieden, zijn klanten minder trouw en kiezen ze eerder voor de beste en snelste service tegen de laagste prijs. Tegelijk wordt de communicatie tussen ketenpartners steeds complexer en tijdrovender. Hierdoor kunnen retailers hun – noodzakelijke – focus verliezen. Hoe zorgen zij dat ze die weer terugkrijgen?
Internet heeft de afgelopen jaren een enorme impact gehad op de retailbranche. Niet de fabrikant of de marketeer, maar de consument bepaalt tegenwoordig de buyer’s journey. Via internet worden prijzen en service direct vergeleken. Is de klant ontevreden over het aanbod, de productinformatie, de prijs of de levering(svoorwaarden), dan klikt hij of zij weg of gaat direct naar de concurrent. Ketenpartners zijn net zo weinig vergevingsgezind. Leveringsfouten worden met financiële boetes bestraft en bij aanhoudende issues stappen bedrijven net zo lief over naar een andere partner. Het is daarom van belang opnieuw naar de processen en de communicatie tussen handelsrelaties te kijken en die te optimaliseren met behulp van technologie.
Complexere logistiek
Door e-commerce en globalisering is een klant niet meer afhankelijk van enkele winkels, maar kan hij via verschillende online- en fysieke kanalen overal in de wereld terecht. Leveranciers en retailers moeten rekening houden met een toenemend aantal verkoopkanalen, wat voor versnippering zorgt. Deze globalisering en versnippering van verkoop hebben hun weerslag op het ketenbeheer dat complexer is dan ooit. Aan de andere kant levert efficiënte en foutloze gegevensuitwisseling een duidelijk concurrentievoordeel op.
Bijkomende hindernis is, dat het logistieke proces zelf ook steeds complexer wordt. Tegenwoordig zijn het productaanbod en de productinformatie zeer uitgebreid. Uit flexibiliteits- en kostenoverwegingen werken winkels het liefst met kleine voorraden en worden er kleinere hoeveelheden op meer plaatsen bezorgd. Hierdoor zijn warehousing en de logistieke afhandeling veel gecompliceerder geworden. Dit vereist een heel ander transportmechanisme met veel meer communicatielijnen en een veelvoud van ketenpartners als gevolg.
Digitale gegevensuitwisseling cruciaal in retail
Al sinds de jaren zeventig van de vorige eeuw zorgt Electronic Data Interchange (EDI) voor de automatische uitwisseling van zakelijke standaarddocumenten in een digitaal formaat. Partners gebruiken daarin hun eigen communicatiemethoden en verschillende bestandsformaten. Deze formaten worden met behulp van vertalingen op elkaar afgestemd om de data elektronisch te kunnen uitwisselen. Dit vereist niet alleen op technisch en inhoudelijk vlak de juiste kennis, maar vooral ook op het gebied van businessprocessen.
Zo heeft de gemiddelde supermarkt of bouwmarkt tussen de 700 en 1.300 leveranciers. Het aantal berichtenprocessen is daar een veelvoud van. De leverancier schakelt met de transporteur, die op zijn beurt met de douane zaken moet doen, bijhoudt waar hij is en contact onderhoudt met de retailer. Deze en meer informatie wordt via EDI automatisch verstuurd, waardoor communicatie snel en foutloos plaatsvindt.
Maak EDI onderdeel van bedrijfsstrategie
Het belang van EDI is dus onmiskenbaar, zeker in de retail. Veel bedrijven lopen tijdens hun groeiproces echter vast op de complexiteit van het systeem, waardoor de EDI-oplossing niet meegroeit met de business. Ondanks dat snelheid en accuratesse in gegevensuitwisseling belangrijke pijlers van de business zijn, is EDI dikwijls geen onderdeel van de interne strategie. Hierdoor is deze voor de hand liggende stap nog niet zo vaak gezet als je zou verwachten. Een schaalbare EDI-integratie zou dan ook veel hoger op de agenda moeten staan. Veel bedrijven zien echter op tegen de implementatie van een goede EDI-oplossing, omdat dit veelal wordt gezien als een complex proces waarvoor te weinig kennis in huis is. Het uit handen geven van een EDI-oplossing kan dan een goede match zijn. Het scheelt tijd en geld, en het zorgt ervoor dat er meer ruimte is voor de kernactiviteiten.
Kader: Dit artikel is geschreven naar aanleiding van een benchmarkonderzoek onder 140 respondenten in België en Nederland naar de communicatie tussen ketenpartners en voor welke uitdagingen zij staan in de toekomst. Het volledig rapport kunt u hier downloaden.
Fred van der Heide, VP Product Management van Descartes