Een container die plotseling bij het magazijn aankomt terwijl er niemand is om hem te lossen, een zending die vastzit bij de douane, slechte communicatie met leveranciers of belangrijke informatie over leveringen die te laat binnenkomt. Komt één van bovenstaande voorbeelden u bekend voor? Elk van de bovenstaande situaties beschrijft een logistiek knelpunt waar logistieke partijen regelmatig mee te maken hebben.
Onzekerheid, verstoringen, pandemieën en het ontbreken van een centrale plaats voor supply chain-informatie hebben ertoe geleid dat veel logistieke teams niet de controle of zichtbaarheid hebben die nodig is om hun werk goed te kunnen doen. Omdat de logistieke sector nog steeds leunt op spreadsheets, e-mails en telefoongesprekken, kan het zelfs voor de meest ervaren logistieke professionals overweldigend zijn om alle data samen te brengen die nodig is om deze problemen het hoofd te bieden.
Om veerkracht op te bouwen is het nodig om inzicht te krijgen in de gehele supply chain, van begin tot eind, en de potentiële knelpunten te identificeren die het gewenste resultaat in de weg staan. Het oplossen van een probleem in één deel van de supply chain is zinloos als daar ergens anders een nieuw probleem tegenover staat.
Vier hoofdoorzaken van logistieke knelpunten
Hoewel de bovenstaande situaties op het eerste gezicht sterk van elkaar verschillen, zijn de meeste knelpunten in de supply chain terug te leiden tot vier onderling verbonden oorzaken: gebrek aan zichtbaarheid, gebrek aan interne processen, gebrek aan communicatie en gebrek aan data.
1. Gebrek aan zichtbaarheid
Doordat iedere stakeholder in de supply chain zijn eigen spreadsheets en e-mails gebruikt, is er geen uniform overzicht van de status van een levering. Leveranciers melden vaak pas dat een zending gereed is nadat deze de fabriek heeft verlaten. Of u krijgt te horen dat het schip vandaag zal vertrekken, maar niet dat het een vertraging van drie dagen heeft opgelopen.
2. Gebrek aan interne processen
Interne processen zijn vanzelfsprekend wanneer alles werkt zoals het hoort. Maar zodra handelingen complex worden, moet u snel beslissingen kunnen nemen die van invloed zijn op de routes en prijzen van uw zendingen. U kunt deze valkuilen vermijden door processen goed te documenteren. Bovendien wordt zo duidelijk wie verantwoordelijk is als er iets misgaat.
3. Gebrek aan communicatie
Uit data blijkt dat maar liefst 25% van de zendingen van klanten gevolgen ondervindt van papierwerk dat te laat of onvolledig wordt ingediend. Als documenten zoals de factuur, de paklijst of het cognossement te laat of onjuist worden ingediend, loopt de douane-inklaring vertraging op. Uiteindelijk zal dit ertoe leiden dat de zending vertraagd op de plek van bestemming aankomt.
4. Gebrek aan data
Bovenstaande drie punten worden veroorzaakt door een algemeen gebrek aan data over elke schakel in de supply chain. Data zorgt ervoor dat prognoses accuraat zijn, dat klanten in real-time op de hoogte worden gehouden en dat er snel beslissingen kunnen worden genomen over omleidingen en aanpassingen van de zending.
Uiteraard zullen er kosten ontstaan als de oorzaak niet wordt aangepakt. Een Europese detailhandelaar moest bijvoorbeeld jaarlijks 600.000 euro aan boetes betalen omdat niet duidelijk was waar zich de voorraden en containers bevinden.
Andere manieren waarop knelpunten tot schade kunnen leiden:
● Als u een deadline voor het indienen van papierwerk mist doordat e-mails over het hoofd worden gezien, kunnen zendingen in de haven blijven liggen of magazijnen leeglopen met extra kosten tot gevolg.
● Als teams niet allemaal over dezelfde data beschikken, kan dit tot verwarring leiden omdat mensen op basis van verschillende of verouderde informatie werken.
● Als u niet weet wat er in elke container zit, laat staan wanneer die aankomt, neemt de kans op het niet tijdig beschikbaar zijn van goederen toe, met alle mogelijke gevolgen van dien.
Knelpunten in de supply chain aanpakken
Zoals bij de meeste zakelijke beslissingen, kunnen logistieke knelpunten zowel op de korte als op de lange termijn worden aangepakt. Sommige oplossingen zijn snel en makkelijk uit te voeren, terwijl andere meer tijd en middelen vergen. Hieronder volgen enkele suggesties.
1. Evalueer uw interne datastructuur
Zorg er allereerst voor dat u over de juiste data beschikt, zodat u snel kunt reageren op mogelijke obstakels. Voorraadniveaus, beschikbaarheid van leveranciers, verkoopvolumes en magazijnruimte – al deze data is belangrijk om een volledig beeld te krijgen van uw supply chain. Als u deze data tot op inkooporder- en SKU-niveau beschikbaar hebt, kunt u de juiste prioriteiten stellen. Een snelle reactie voorkomt dat kleine problemen tot grote knelpunten leiden.
2. Stel uw teams in staat om sneller interne beslissingen te nemen
U moet uw teams nauwkeurige, realtime informatie verschaffen over routes, tijdlijnen en prijzen. Door uw volledige supply chain te analyseren, kunt u beslissingen nemen op basis van realtime data zoals de meest recente tarieven, vertrekdata en geschatte aankomsttijden. Door de juiste mensen op het juiste moment toegang te verschaffen tot de juiste informatie, verlopen uw interne
processen soepel en blijven uw klanten op de hoogte.
3. Centraliseer uw communicatie
Door alle communicatie over zendingen te centraliseren zijn uw magazijnmedewerkers altijd op de hoogte van vertragingen en kunnen zij proactieve beslissingen nemen. Bovendien weten uw sales- en marketingteams precies wat wel en niet beschikbaar is om aan klanten te verkopen. Daarnaast beschikken uw financiële teams en planners over de informatie die zij nodig hebben om vooruit te plannen. Verder krijgen uw leveranciers automatische push-notificaties zodat ze documenten tijdig kunnen uploaden.
Om knelpunten te verhelpen, moet u tijd, aandacht en energie besteden aan het oplossen ervan. Door mogelijke knelpunten tijdig te identificeren en ze proactief aan te pakken, kunt u onnodige kosten en veel frustratie voorkomen.
Flexport kan u helpen de knelpunten te identificeren die u mogelijk over het hoofd hebt
gezien en u voorzien van de deskundige input die u nodig heeft om de hoofdoorzaken aan te
pakken. Neem contact op met het team van deskundigen voor meer informatie.