Het is ook na de stemming in het Britse parlement op 15 januari 2019 onduidelijk of het de EU en het Verenigd Koninkrijk lukt een deal te sluiten over de uittreding van het Verenigd Koninkrijk uit de Europese unie in maart 2019. Een bericht van de Engelse overheid dat in december 2018 naar buiten kwam, geeft aan dat bij een no deal Engelse bedrijven dezelfde regels moeten toepassen bij handel met EU-landen als met de rest van de wereld. Dat geldt ook voor bedrijven op het Europese vasteland, die de juiste processen moeten inrichten wanneer zij goederen Engeland willen binnenbrengen. Bedrijven en carriers die gebruikmaken van roll-on-roll-off-locaties voor het transport van goederen tussen het Verenigd Koninkrijk en de EU moeten aangifte gaan doen en de geldende heffingen (zoals btw en invoerrechten) afdragen.
Voor de meeste bedrijven is deze eis wel bekend. Minder bekend is dat de export naar Engeland ook de zogenoemde security filings zullen vereisen. Het Verenigd Koninkrijk heeft de vervoerders (of degene die hen vertegenwoordigt) aangewezen als degenen die de veiligheidsinformatie moeten overleggen via een Entry Summary Declaration voordat de goederen het Verenigd Koninkrijk binnenkomen.
Lucht- en zeevervoer
Security filings zijn bedoeld om autoriteiten in staat te stellen de risico’svan een verzending te bepalen. Zij zijn verplicht geworden na de aanvallen van 11 september 2001 op het World Trade Center in New York. De filings zijn heel bekend in het wereldwijde lucht- en zeevrachtvervoer. Maar bedrijven die veelal binnen EU handelen zijn er minder mee bekend, omdat ze niet nodig zijn binnen Europa. Ze gelden alleen voor goederen die van buiten de EU komen. Voor het wegverkeer gaat het dan met name om Rusland en Turkije. Echter tussen niet-EU-leden Noorwegen en Zwitserland enerzijds en de EU anderzijds zijn geen security filings vereist, dankzij overeenkomsten tussen partijen over dit punt.
Kritisch
Er is een belangrijk onderscheid tussen de reguliere douaneaangiften en de security filings, omdat deze laatste tenminste twee uur voordat goederen het Verenigd Koninkrijk via de weg binnenkomen, moeten zijn ingediend. Bij transporten via de Eurotunnel moet de aangifte een uur voor de check-in bij Coquelles zijn ingediend. Dat maakt de security filings kritischer dan de reguliere aangiftes, want die zijn ook nog mogelijk nadat de goederen zijn geleverd in een douane-entrepot in het Verenigd Koninkrijk.
Bereid je nu voor
Vervoerders moeten de mogelijke consequenties van deze regel niet onderschatten. Zij moeten werken aan een proces waarbij de security filings elektronisch ingediend kunnen worden. In het algemeen zijn er wat dat betreft twee mogelijkheden: zoek een serviceprovider en verwerk de filings handmatig via het netwerk van de serviceprovider. Het ligt voor de hand dat dit zeker voor bedrijven met een sterke focus op het Verenigd Koninkrijk zeer arbeidsintensief zal zijn. Een beter alternatief is het toevoegen van security filings aan de bestaande douanesystemen en de serviceprovider ervoor te laten zorgen dat ze op de juiste manier verwerkt en ingediend worden. Er kan gebruik gemaakt worden van Import en Export Control System -oplossingen. Deze helpen vervoerders bij het verminderen van de complexiteit door het bieden van één toegangspunt voor alle security filings. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een systeem, waarmee carriers elektronisch communiceren met verladers, vervoerders en autoriteiten via een portal. Ze hoeven zich niet bezig te houden met dataformaten of andere specifieke eisen. Dat alles zorgt voor minder risico, betere compliance, en meer efficiency en productiviteit.
Vervoerders doen er goed aan om zich nu al voor te bereiden op de security filings,zodat zij er bij een eventuele no-deal klaar voor zijn. Zij moeten zeker niet wachten tot het laatste moment, want dan lopen ze de kans dat ze helemaal geen filings kunnen indienen en goederen het Verenigd Koninkrijk dus niet binnen kunnen komen.
Jos Nuijten
VP Network Integration Strategy bij Descartes